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讓ERP更快更便宜
作者：佚名 日期：2001-12-4 字體：[大] [中] [小]
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ERP在人們的印象中是成本和實(shí)施時(shí)間代名詞，提到實(shí)施ERP，人們想到的往往是延遲產(chǎn)品出貨、計(jì)劃失控、花費(fèi)數(shù)年的時(shí)間和幾百萬美元來建立系統(tǒng)。那么有沒有辦法讓它又快又便宜呢？下面講述的是9周內(nèi)成功實(shí)施ERP的例子。
案例：9周內(nèi)成功實(shí)施ERP
McCullough是美國一家電子商店的CIO，公司要建立在線商店滿足客戶的商品需求，McCullough首先考慮的是怎樣用少量的投資來配置一流的技術(shù)——ERP應(yīng)用系統(tǒng)。
McCullough知道，如果想使系統(tǒng)成為可升級的，必須走ERP的路子，他不想在18個(gè)月或者兩年內(nèi)再返回來重做。于是他決定在企業(yè)應(yīng)用方面探索一個(gè)新的方法：快速ERP。理想化的結(jié)果是，將快速ERP的實(shí)施控制在幾萬美元、幾個(gè)月內(nèi)，而不是幾百萬美元和幾年的時(shí)間。
McCullough選定了德國SAP，他預(yù)先同SAP協(xié)議了ERP項(xiàng)目的時(shí)間進(jìn)度、價(jià)格和全部軟件功能，一開始就避免了傳統(tǒng)ERP實(shí)施中的工程延期、成本膨脹等許多令人頭疼的事情。McCullough組織了20人的實(shí)施團(tuán)隊(duì)一起開始了快速ERP的實(shí)施，實(shí)施團(tuán)隊(duì)包括SAP的顧問和電子商店的職員，他們安裝了R/3系統(tǒng)的原料管理、計(jì)劃、財(cái)務(wù)模塊和在線商店，從2000年12月中旬開始動手，于2001年1月初順利完工�？偣仓С黾s15萬美元。
McCullough的快速ERP在實(shí)施過程中也遇到過障礙，用戶化工作會拖延工期，有時(shí)會發(fā)生意外的成本而超出合同上的價(jià)格。他的經(jīng)驗(yàn)是：盡可能減少軟件包的專用化定制；控制期望、抵制變化、提供全面訓(xùn)練。
了解快速ERP
一般情況下，快速ERP軟件包像其同類產(chǎn)品一樣，基于最好的實(shí)踐模板構(gòu)建而成，例如SAP，現(xiàn)在擁有11個(gè)針對中間市場用戶的行業(yè)特制模板，這些模板建立在實(shí)踐證明效率最高的流程和應(yīng)用程序的基礎(chǔ)上，設(shè)計(jì)目標(biāo)是效率最大化和用戶定制最小化。小公司的流程往往比較落后，因此他們愿意接受ERP軟件商精化流程的建議，他們能從大公司實(shí)施ERP的苦難歷程中學(xué)到一些教訓(xùn)。采用這些行業(yè)模板時(shí)，改變的余地比較小，但同時(shí)失敗的幾率也比較低。
傳統(tǒng)ERP和快速ERP實(shí)施中最大的不同是用戶化，傳統(tǒng)ERP常依賴繁重的用戶化工作來進(jìn)行用戶化定制以整合應(yīng)用程序和業(yè)務(wù)流程，需要咨詢、時(shí)間和金錢。而快速ERP采用行業(yè)特制模板，預(yù)先根據(jù)行業(yè)特點(diǎn)進(jìn)行配置，使用戶化工作最小，因此大大節(jié)省時(shí)間，而ERP賣主恰恰是依據(jù)實(shí)施工程花費(fèi)的時(shí)間來確定價(jià)格，實(shí)際的軟件成本非常低，在這個(gè)意義上來講，時(shí)間就是金錢，因此節(jié)省時(shí)間意味著同時(shí)節(jié)約成本。
實(shí)施ERP失敗帶來的損失是不可估計(jì)的。著名的糖果制造商Hershey是曾經(jīng)受到ERP混亂最猛烈的打擊的公司之一，這個(gè)巧克力制造商1999年第三季度曾報(bào)告利潤比往年同期下降19個(gè)百分點(diǎn)，公司管理層歸咎于喪失的銷售額和昂貴的存貨積壓，這是實(shí)施一個(gè)基于R/3的“新業(yè)務(wù)流程”失敗導(dǎo)致的結(jié)果。根據(jù)公司和媒體的報(bào)道，Hershey公司的項(xiàng)目總價(jià)超過1億美元，與之形成鮮明對照的是，SAP的快速實(shí)施成本不超過30萬美元。
為什么快速ERP能夠成功？
專家認(rèn)為，在考慮改造業(yè)務(wù)流程來適應(yīng)ERP軟件包時(shí)，保持開放的思維是很重要的。
9周內(nèi)成功實(shí)施SAP ERP的亞特蘭大網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用提供商N(yùn)etRail 的經(jīng)驗(yàn)是：選擇預(yù)先配置而不是用戶化定制。他們認(rèn)為單純改進(jìn)流程是不夠的，采用SAP的解決辦法，每一個(gè)人都必須進(jìn)行心理調(diào)整，認(rèn)為自己剛剛換了工作，在為一家新公司工作，而且正在學(xué)習(xí)一種新的方式來做工作，他們認(rèn)為這才能達(dá)到最好的實(shí)施效果。
Frank Russell公司成功實(shí)施PoepleSoft的快速人力資源系統(tǒng)，該項(xiàng)目的主管吉恩·約翰遜認(rèn)為，他們的成功得力于PeopleSoft在人力資源管理方面豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，經(jīng)過流程改造，他的公司關(guān)閉了所有有缺陷的系統(tǒng)。然而，改變業(yè)務(wù)流程并不是某一個(gè)人單方面就能夠完成的，變革會影響到許多人，Russell公司的經(jīng)驗(yàn)是：讓受到影響的人參與決策和討論。說服大家接受新系統(tǒng)是一件很困難的事，但是也非常關(guān)鍵。
從快速ERP的實(shí)踐案例中可以得出一些有益的結(jié)論，要讓ERP更快更便宜必須做好三項(xiàng)工作，那就是：簽訂合同，了解系統(tǒng)，重視人的力量。
簽訂合同
簽訂合同聽起來似乎很簡單，但是麻煩的總是那些細(xì)節(jié)。ERP合同有著固定的價(jià)格和時(shí)間表，按照合同工作更利于明確目標(biāo)，而價(jià)格是可交付使用的保證書。公司通常有支出預(yù)算，要求預(yù)先簽訂協(xié)議，明確新系統(tǒng)的功能、價(jià)格和最后期限。軟件商會做一個(gè)固定的標(biāo)書，說明他們將要做什么，他們根據(jù)將在這個(gè)項(xiàng)目上花費(fèi)多少時(shí)間來確定價(jià)格。此外，實(shí)施路線越是忠于模板，花費(fèi)的時(shí)間就越少，合同價(jià)格就越低，所以，在安裝快速ERP的工作中，簽訂合同之前的項(xiàng)目計(jì)劃編制過程變得更加重要�？焖俸贤瑧�(yīng)保證賣主所提供的東西和買主將得到的東西，在快速路線中，幾乎沒有應(yīng)用程序用戶化的余地，公司必須預(yù)先了解他們需要什么并確定能廉價(jià)購買，那么賣主就能夠根據(jù)企業(yè)的決策來制定實(shí)施計(jì)劃。
然而實(shí)施過程總是比想象中要難得多，即使簽訂合同時(shí)做過周密的計(jì)劃，在實(shí)施過程中仍然會因?yàn)榕R時(shí)的原因而發(fā)生其他的成本，因?yàn)樵S多細(xì)節(jié)容易被忽略，當(dāng)你的要求超出合同協(xié)議的范圍時(shí)，就得支付額外的費(fèi)用。
美國一家服裝交易公司在快速實(shí)施SAP R/3的過程中被一件不重要但必需的細(xì)節(jié)絆住了，最后不得不為打印客戶標(biāo)志的窗體支付了額外的費(fèi)用。其項(xiàng)目主管斯科特·普里斯認(rèn)為，大公司在實(shí)施ERP系統(tǒng)時(shí)能夠承受一定的成本超支，但相同數(shù)額的超支可能會對小公司造成致命的傷害，因?yàn)樾」矩?cái)力有限，期望僅支付協(xié)議金額，因此，簽訂一份內(nèi)容詳盡的合同是成功實(shí)施快速ERP的第一步。
了解系統(tǒng)
實(shí)施過程中另一個(gè)常見的速度沖突是集成現(xiàn)有的系統(tǒng)。
McCullough的小組在實(shí)施過程中不得不重新構(gòu)想提供禮券的程序，他們曾經(jīng)以為老系統(tǒng)能有效地處理這個(gè)程序，但當(dāng)他們真正靜下心來研究它時(shí)，才發(fā)現(xiàn)事情根本不是想象中的那樣，驚訝之余，他們不得不重新設(shè)計(jì)在SAP的系統(tǒng)中如何實(shí)現(xiàn)提供禮券的步驟。
如簽訂合同一樣，實(shí)施計(jì)劃是極為重要的。更換企業(yè)的自動化操作系統(tǒng)是相當(dāng)容易的，但是如果一個(gè)公司試圖從簡單工具過渡到采用先進(jìn)技術(shù)的ERP應(yīng)用，情況就會復(fù)雜得多。通常，這種過渡是在企業(yè)發(fā)展壯大，系統(tǒng)升級要求日益迫切的情形下進(jìn)行的，一個(gè)小公司開始實(shí)施系統(tǒng)時(shí)需確保選擇一個(gè)適合企業(yè)規(guī)模的軟件包。
普里斯的服裝公司使用SAP軟件創(chuàng)造了一個(gè)關(guān)于新系統(tǒng)的范例，在使用SAP軟件演示版時(shí)，他查明一個(gè)流程的改變需要一些用戶化工作，這讓他幸免于在系統(tǒng)運(yùn)行后再來解決問題的麻煩。
企業(yè)首先應(yīng)該認(rèn)清現(xiàn)有系統(tǒng)中存在的問題，以便選擇最省力的解決辦法。其次應(yīng)該充分認(rèn)識新系統(tǒng)的特點(diǎn)，看它是否能夠與現(xiàn)有系統(tǒng)方便地集成并迅速融合，要知道實(shí)施過程中出現(xiàn)任何意外的結(jié)果都是延誤工期和增加成本。
重視人的力量
在快速實(shí)施中，技術(shù)得到了大量的關(guān)注，但是系統(tǒng)能有效地工作才算達(dá)到了目的，決定項(xiàng)目是否成功的關(guān)鍵因素是人。企業(yè)管理層、普通員工、IT人員甚至客戶都應(yīng)該參與到項(xiàng)目中來，項(xiàng)目一開始就應(yīng)該進(jìn)行各方面的溝通。
控制溝通的范圍往往是一個(gè)隱藏的困難。一方面，一些員工不愿意使用新系統(tǒng)，并且他們考慮問題受現(xiàn)有工作的約束。另一方面，一些員工可能對新技術(shù)期望過高，那些期望可能會導(dǎo)致要求增加更多的功能，而公司計(jì)劃安裝的是一個(gè)簡單的、基于模板的、固定價(jià)格和固定時(shí)間的軟件包，這個(gè)矛盾可能會導(dǎo)致項(xiàng)目最終失敗�？焖貳RP軟件包提供全面的功能，但是附加的功能要額外花費(fèi)錢，在編制實(shí)施計(jì)劃時(shí)，確定必需花多少錢是最重要的一步。
快速實(shí)施ERP的另一個(gè)棘手的方面是如何使培訓(xùn)跟上工程進(jìn)度，在實(shí)施過程中的各個(gè)階段，應(yīng)采取不同的培訓(xùn)計(jì)劃，并及時(shí)與員工、顧問溝通，以達(dá)到預(yù)期的培訓(xùn)效果。
普里斯的隊(duì)伍花了不到15萬美元，在9周的時(shí)間內(nèi)，實(shí)施了SAP的財(cái)務(wù)、銷售、原料管理和倉庫管理模塊；NetRail公司也是9周內(nèi)完成項(xiàng)目實(shí)施，花了不到20萬美元；McCullough更是取得了巨大的成功，絲毫不再擔(dān)心他的公司網(wǎng)站處理業(yè)務(wù)的能力。這些成功的例子告訴我們，只要做好規(guī)劃、實(shí)施得當(dāng)，ERP是可以更快更便宜的。
快速ERP要取得成功并不像其顧名思義的那樣容易，但是如果管理得當(dāng)，它能帶來一次IT應(yīng)用革命，使整個(gè)商業(yè)活動的效率得到提高。(袁冬霞 編譯)